KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA BİLGİLENDİRME VE AYDINLATMA METNİ

Sayın Üyelerimiz, Tedarikçilerimiz, Çalışanlarımız, Eğitimlerimize veya Gezilerimizi Katılan Katılımcılarımız, Çalışan Adaylarımız, İş Ortaklarımız, Üye Adaylarımız, Ziyaretçilerimiz Lojistik Derneği ve Lojistik Derneği İktisadi İşletmesi (“LODER” veya “Dernek”) olarak kişisel verilerinizin korunmasına önem vermekteyiz. Bu çerçevede 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verileriniz ve işleme süreçleri hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

1. TANIMLAR

1.1. Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.
1.2. Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
1.3. Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgidir.
1.4. Özel Nitelikte Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.
1.5. Kişisel Verinin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
1.6. Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
1.7. Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
1.8. Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi veri sorumlusudur.

2. AMAÇ, KAPSAM VE DEĞİŞİKLİKLER

LODER, KVKK kapsamında temel ilkeler ve uygulama prensiplerinin belirlenmesi amacını taşımaktadır. KVKK'ya uygun olarak hazırlanan bu metin mevcut ve potansiyel iş ilişkisi içerisinde bulunduğumuz kişiler, dernek üyelerimiz, çalışanlarımız ile işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü şahısların otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkin olup, Derneğin KVKK ve ilgili yönetmelikte yapılacak değişikler doğrultusunda, işbu metinde değişiklik yapma hakkı saklıdır.

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ NELERDİR?

3.1. Üyelerimiz ve Üye Adaylarımız açısından;

3.1.1. Kimlik bilgileriniz (Ad, soyad),
3.1.2. İletişim bilgileriniz (telefon numarası, e-posta adresi),
3.1.3. Üyelik Formunda İstenen Bilgiler (Eğitim Durumu, Mesleki Veriler, Cinsiyet Bilgileri),
3.1.4. Faturada bulunmasını istemeniz haline (T.C. kimlik numarası, vergi numarası),
3.1.5. Dernek Üyeliğiniz,
3.1.6. Banka Hesap Bilgileriniz,
3.1.7. Derneğin etkinliklerine ve eğitimlerine katılımlarınız neticesinde aldığınız sertifikalar,
3.1.8. İmza Sirkülerinde yer alan bilgiler.

3.2. Tedarikçi, İş Ortakları Çalışanları ve Yetkilileri açısından;

3.2.1. Kimlik bilgileriniz (ad, soyad, TCKN),
3.2.2. İletişim bilgileriniz (telefon numarası, e-posta adresi),
3.2.3. Ürün veya Hizmet Satış Bilgileri (Satış bilgileri, Satış Tarihi, Zamanı, Ödeme Şekli bilgileriniz kaydedilmeksizin ilgili ödeme kuruluşuna aktarılmaktadır.),
3.2.4. Faturada bulunmasını istemeniz haline (T.C. kimlik numarası, vergi numarası, şahıs derneği bilgileri),
3.2.5. İmza Sirkülerinde yer alan bilgiler.

3.3. Çalışan Adaylarımız;

3.3.1. Kimlik bilgileriniz (ad, soyad, doğum tarihi, TCKN, Doğum Yeri, Tarihi),
3.3.2. İletişim bilgileriniz (adres, e-posta adresi, telefon numarası),
3.3.3. Cinsiyet bilginiz,
3.3.4. Eğitim ve mesleki bilgileriniz,
3.3.5. Referanslara ilişkin bilgileriniz,
3.3.6. Sağlık durumunuza ilişkin genel bilgiler,
3.3.7. Başvuruda bize sunmuş olduğunuz genel özgeçmişinize dair bilgiler,
3.3.8. Ehliyet durumunuz.

3.4. Çalışanlarımız açısından;

3.4.1. Kimlik Bilgileriniz (ad soyad, doğum tarihi, TCKN, Adres),
3.4.2. İletişim bilgileriniz (adres, e-posta adresi, telefon numarası),
3.4.3. Ehliyet durumunuz,
3.4.4. Sağlık Raporunuz,
3.4.5. Fotoğrafınız,
3.4.6. Özgeçmişiniz,
3.4.7. Performans Durumunuz,
3.4.8. Alınan Eğitimleriniz,
3.4.9. Kanunen zorunlu olarak işlenmesi gereken bilgileriniz,
3.4.10. İş Sırasındaki Yönetim Hakkı Kapsamında İşlenen LODER Yönetmelikleri ve Kanun kapsamında işlenen verileriniz,
3.4.11. İşyerine giriş çıkış kayıtlarınız.

3.5. Katılımcılarımız açısından;

3.5.1. Kimlik Bilgileriniz,
3.5.2. Eğitim veya gezilere katılmanız kapsamında alınan kayıtlar,
3.5.3. Eğitim veya gezilerde çekilen ve Sosyal Medya platformlarında yayınlanan fotoğraf, görüntü ve ses kayıtlarınız,
3.5.4. Eğitim kayıt tutanakları ve Sertifikalar,
3.5.5. Banka bilgileriniz.

3.6. Ziyaretçilerimiz açısından;

3.6.1. Kimlik Bilgisi (Ad, Soyad, İmza),
3.6.2. Görsel Verileriniz,
3.6.3. Fiziksel Mekân Güvenliği.

4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata uygun olarak aşağıdaki amaçlar ile işlenebilecektir;

4.1. Genel Amaçlar;

4.1.1. Bizimle iletişime geçtiğiniz takdirde sorun ve şikayetlerinizi çözümlemek ve gerektiğinde buna ilişkin olarak sizinle iletişime geçebilmek amacıyla kimlik ve iletişim bilgilerinizi,
4.1.2. Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek, yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşları ile bilgi güvenliği başta olmak üzere diğer hukuki yükümlüklerimizi yerine getirmek amaçlarıyla kimlik, iletişim, fatura, alışveriş bilgilerinizi,
4.1.3. Sözleşmeden doğacak uyuşmazlıklarda mahkeme, icra dairesi, hakem heyeti gibi resmi kurum ve kuruluşlara karşı her türlü dava, cevap ve itiraz hakkının kullanılması amacıyla kimlik, iletişim, fatura, hizmet bilgileriniz
4.1.4. Derneğimizin tabi olduğu ulusal ve uluslararası sertifika, yükümlülük süreçlerinin yönetilmesi amacı ile,

4.2. Üyelik İlişkisi Açısından;

4.2.1. Dernekler Kanunu ve ilgili yönetmeliği gereği işlemek zorunda olunan bilgilerin alınması amacı ile,
4.2.2. LODER Tüzüğü gereği alınması gereken bilgilerin alınması amacı ile,
4.2.3. Vergi Usul Kanunu ve Ticari işletme esası açısından Kanundan doğan yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek amacı ile,
4.2.4. İçişleri Bakanlığı veya Mülki İdare Denetimlerinin yapılabilmesi ve Defter Tutma yükümlülüğümüzün yerine getirilebilmesi amacı ile,
4.2.5. Aidatların takibi ile Üyelik Bilgilerinin Güncellemesi sağlayarak gelir gider tablosunun oluşturulması ve Sandığın yönetiminin sağlanması amacı ile,
4.2.6. Üyelerimize bilgilendirmelerde bulunmak ve Derneğin eğitim ve sertifika verme hizmetlerinden yararlandırılmasını sağlamak amacı ile,
4.2.7. Uluslararası Dernekler ve Kurumlar ile iletişime geçerek üyelerin bilgilerini göndererek bu derneklerden eğitim veya sertifika alınmasını sağlamak amacı ile,
4.2.8. Üyelerin Çalıştığı görev ve departmanların raporlayarak, Derneğin etkili olduğu alanların değerlendirilmesi ve Yıllık Raporlar vasıtası ile farkındalığın arttırılması amacı ile,
4.2.9. Tüzel kişi üyelerimizde Şirketin yetkili kişilerinin bilgileri ile üyelik doğrulaması yapılması amacı ile,
4.2.10. Vermiş olduğunuz iletişim bilgiler nezdinde izninize bağlı olarak eğitim ve etkinliklere ilişkin bilgilendirmelerden yararlanmanız amacı ile,

4.3. İşçi-İşveren İlişkisi Açısından;

4.3.1. Çalışanlar ile iş sözleşmesinin kurulabilmesi ve gereğinin yerine getirilebilmesi, iş ilişkisinin ispatlanması,
4.3.2. Seyahat sigortalarının, uçak ve otel rezervasyonlarının yapılabilmesi, maaş banka hesaplarının açılabilmesi, zorunlu BES ödemeleri, sosyal güvenlik prim ödemelerinin yapılabilmesi,
4.3.3. İş ilişkisinin kurulabilmesi amacı ile,
4.3.4. Dernek kapsamında performans ölçümlerinizin yapılması, verimliliğin arttırılması amacı ile,
4.3.5. İSG ve Genel Sağlık Mevzuatından kaynaklanan sebeplerle eğitimlerin yapılması ve Mevzuattan kaynaklı sebeplerle ilgili kuruluşlara bilgi verilmesi amacı ile,

4.4. Eğitim veya Etkinlikler Açısından;

4.4.1. Satış sonrası operasyonel süreçlerin yerine getirilebilmesi amacıyla bilgilerinizi kaydetmek amacıyla kimlik, iletişim ve alışveriş bilgilerinizi,
4.4.2. Katılımlarımızın depolandığı sistemde bulunan kayıtlarla ilgili olarak, oluşturduğumuz kayıtların diğer müşterilere ilişkin kayıtlardan ayırt edilebilmesi, fatura ibraz etmeksizin,
4.4.3. Fatura düzenlenmesini talep edilmesi halinde fatura düzenlenebilmesi amacıyla kimlik ve fatura bilgilerinizi,
4.4.4. Mevzuattan kaynaklanan saklama yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla kimlik ve fatura bilgilerinizi,
4.4.5. Satış süreçlerini geliştirmek açısından fuarlar ve çeşitli mecralarda eğitim ve etkinlik satışlarını arttırma çalışmaları kapsamında kimlik ve iletişim bilgilerinizi,
4.4.6. Vermiş olduğunuz iletişim bilgileri nezdinde izninize bağlı olarak eğitim ve etkinliklere ilişkin bilgilendirmelerden yararlanmanız amacı ile,
4.4.7. Reklam ve tanıtımın yapılması için eğitim veya etkinliklerde çekilen fotoğraf, görüntü ve ses kayıtları gibi kayıtların Sosyal Medya hesapları vasıtası yayınlanması için,

4.5. Ürün veya Hizmet Satın Alımlarımız Açısından;

4.5.1. Satın Alım sonrası operasyonel süreçlerin yerine getirilebilmesi amacıyla ilgili kişilerin bilgilerini kaydetmek amacıyla kimlik, iletişim bilgilerinizi,
4.5.2. Size ilişkin sistemimizde oluşturduğumuz kayıtların diğer müşterilere ilişkin kayıtlardan ayırt edilebilmesini sağlamak amacıyla kimlik ve iletişim bilgilerinizi,
4.5.3. Mevzuattan kaynaklanan saklama yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla kimlik ve fatura bilgilerinizi,
4.5.4. Ana hizmet konusu olan lojistik hizmeti kapsamında verdiğiniz hizmette işlenen lokasyon verileriniz açısından,

4.6. Fiziksel Mekanlar Açısından;

4.6.1. Fiziksel Mekan Güvenliğini sağlamak için dernekte ziyaretçilerin kimlik ve imza verileri ile görsel verileri İş Sağlığı ve Güveliği mevzuatı gereğince işliyoruz

5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz LODER tarafından; üyelik formları, Web sitesi üzeri üzerinden doldurulan formlar, dijital formlar, işe alımlar ve iş alım sonrası iş sözleşmesi kurulması ile beraber, fiziki konumlarda görsel cihazlar ve fiziksel formlar ile, ,eğitim, etkinlik ve sertifika satışı süreçlerde, ürün satın alma ve hizmet alma süreçlerinde yapılan sözleşme ve buna ilişkin süreçlerde işlenmektedir. LODER olarak kişisel verilerinizi;

5.1. Üyelik İlişkisi Açısından; “Kanunlarda açıkça yazılı olması”, “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülük yerine getirilmesi” sebebine dayanarak;
5.2. Eğitim ve Etkinlikler Açısından; “sözleşmenin kurulması ve ifası için veri işlemenin gerekli olması”, “hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi” ve Etkinlik veya Eğitimlerde elde edilen Fotoğraf, görüntü ve ses gibi verileriniz Sosyal Medya hesapları ile “Açık Rızanıza” bağlı olarak paylaşımı ile sizinle pazarlama amacı ile iletişime geçilmesi halinde Açık Rızanıza bağlı olma sebebine dayanarak;
5.3. Satış ve Satın Alma süreçleri açısından; “sözleşmenin kurulması ve ifası için veri işlemenin gerekli olması”, “hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi” ile “hakların tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin ve aktarmanın zorunlu olması hukuki sebebine” dayanarak;
5.4. İş İlişkileri Açısından; “sözleşmenin kurulması ve ifası için veri işlemenin gerekli olması”, “hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi” ile “kanunlarda açıkça yazılı olması” ve “ veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması sebeplerine dayanarak” ve “açık rızanıza bağlı olarak”;
5.5. Fiziksel Mekanlarda Güvenlik Kameraları ile kayıt yapılması açısından; “veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” ve “hakların tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin ve aktarmanın zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanarak;
5.6. Genel amaçlar açısıdan; “hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi” ile “kanunlarda açıkça yazılı olması” ve “veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması sebeplerine dayanarak”,

Sağlık verileriniz, yurtdışı derneklerle paylaşılan verileriniz ve yurtdışı menşeili sistemleri kullanılması sebebi ile yurtdışına aktarım yapılan veriler ise “açık rızanıza” bağlı olarak işlenmektedir.

6. KİŞİSEL VERİLERİNİZ AKTARILMASI

LODER olarak kişisel verilerinizi;

6.1. Bilişim teknolojileri ya da uzmanlık gerektiren danışmanlık vb. hizmetlerini almak, kişisel veri toplama süreçlerinde ürün ve hizmet desteği almak gibi amaçlarla yurtiçi ve yurtdışında bulunan iş ortakları ve hizmet sağlayıcılarıyla (veri tabanı, elektronik ileti aracı hizmet sağlayıcıları, danışmanlık, vb. hizmeti veren firmaları ile) veya yurtiçindeki iş ortaklarımızın sunucularının yurtdışında olması nedeniyle yurtdışı ile,
6.2. Yapılan etkinliklerde organizasyonun sağlanması amacı ile organizasyonu yapan firma ile,
6.3. Verilen eğitimlerde eğitimi yapan kişinin talebi ve niteliği gereği paylaşılması gerekmesi halinde eğitimi yapan gerçek veya tüzel kişi ile,
6.4. Reklam ve tanıtımın yapılması ile beraber eğitimlerde çekilen fotoğraf, görüntü ve ses kayıtları gibi kayıtların sosyal medya hesapları vasıtası yayınlanması ile Sosyal Medya kuruluşları ile,
6.5. Yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlara karşı olan bilgi, belge verme ve ilgili sair yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve dava ve cevap hakları gibi yasal haklarımızı kullanabilmek amacıyla bizden istenen bilgileri anılan bu kurum, kuruluş ve makamlara,
6.6. Site ve Sistemlere ilişkin sunucularının yurt dışında yer alması sebebiyle kişisel verilerinizi yurtdışı ile,
6.7. Ürünlerinize ilişkin hizmetlerde bulunan tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız ile,
6.8. Eğitimler alınması ve mevzuata uyum kapsamında çalıştığımız iş ortakları ile paylaşmaktayız.

7. HAKLARINIZ

Kanun’un 11. maddesi gereğince; bu Politikanın “İletişim” bölümünde yer alan yöntemlerle LODER’e başvurarak,

7.1. Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
7.2. Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
7.3. Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
7.4. Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
7.5. Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
7.6. KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7.7. Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7.8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
7.9. Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

8. İLETİŞİM

Başvurularınızı Veri Sorumlusu olarak LODER’in e-posta adresine (info@loder.org.tr) veya LODER’in aşağıda belirtilen adresine yazılı olarak iletebilirsiniz (İlgili talebin yasalar gereği belirli bir prosedürde yapılması gereken hallerde söz konusu prosedüre uyulması gerektiğini hatırlatmak isteriz.)

Barbaros Mah. Ihlamur Bul. Ağaoğlu My Newwork No:3/15 34746 Ataşehir / İSTANBUL/ TÜRKİYE

Tel: 0536 379 80 80